¿Qué hace el notario al legalizar una firma o una copia, y cuándo lo necesitas?

Qué certifica un notario en los trámites de todos los días

El Decreto Legislativo 1049, Ley del Notariado, llama «certificaciones» a varios servicios que la gente pide sin saber su nombre legal (art. 95). Los más comunes son:

• Certificación de firmas, lo que se conoce como «legalizar la firma».
• Certificación de reproducciones, lo que en ventanilla suele llamarse «copia legalizada».
• Expedición de copias certificadas, que es otra cosa (ver abajo).
• Entrega de cartas notariales.

Cuando el notario autoriza uno de estos instrumentos, da fe de que el acto ocurrió, de la identidad de las personas y de que firmaron, y le da fecha cierta (art. 97). Lo que no hace es garantizar que el contenido sea verdadero.

Legalizar una firma

El notario certifica una firma en un documento privado cuando la firmaste delante de él, o cuando le consta sin duda que la firma es auténtica. En los dos casos debe verificar tu identidad, bajo su responsabilidad (art. 106, modificado por el D.L. 1232). La ley agrega que no vale una certificación hecha «por vía indirecta» o solo comparando la firma con el DNI.

Tres reglas más:

• El notario no responde por el contenido del documento, y debe dejar constancia de eso en la certificación, salvo que el documento sea en sí mismo un acto ilícito o contrario a la moral (art. 108).
• Puede certificar firmas en documentos en otro idioma. Ahí quien firma asume toda la responsabilidad por el contenido (art. 109).
• Si alguien no sabe o no puede firmar, firma otra persona a su ruego y el notario pide su huella digital cuando es posible (art. 107).

Copia legalizada y copia certificada no son lo mismo

• Certificación de reproducciones (art. 110). Llevas el original y una copia. El notario firma que la copia «guarda absoluta conformidad con el original». Si el documento tiene enmendaduras, puede negarse o dejar constancia de ellas (art. 111). Esto es lo que casi todos llaman «copia legalizada»; el TUO de la Ley 27444 usa la expresión «copias legalizadas notarialmente». La equivalencia entre ambos nombres es nuestra lectura: el D.L. 1049 no usa la palabra «legalizada».
• Copia certificada (art. 104). El notario transcribe, en todo o en parte, actas y otros documentos, por ejemplo de un libro de actas, indicando folios, firmas y demás datos. No responde por el contenido del libro ni por quiénes firmaron (art. 105).

La carta notarial

El notario entrega la carta en la dirección del destinatario, dentro de su jurisdicción, y deja constancia de la entrega o de lo que pasó en el duplicado que te devuelve (art. 100). Si la dirección está fuera de su jurisdicción, puede mandarla por correo certificado (art. 101).

Lo que prueba es que la carta se entregó y en qué fecha. No prueba que lo que dice sea cierto: el notario «no asume responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente» (art. 102).

Si necesitas redactar una, en el sitio hay modelos de carta notarial de requerimiento de pago y de carta notarial de resolución de contrato de alquiler.

Cuánto cuesta

No hay una tarifa oficial. La Ley 26741, artículo 7, dice que el precio de los servicios notariales «se rige por la libre competencia». Esa misma norma permite al Consejo del Notariado fijar un monto máximo con aprobación de Indecopi. En su informe de diciembre de 2014, Indecopi dijo que el grupo de trabajo creado en 2012 para ese arancel no había tenido mayor actividad y recomendó derogar esa facultad. No encontramos un monto máximo aprobado después.

Hay un límite que sí está en la ley: si el notario usa el servicio en línea de RENIEC para verificar tu identidad, debe separar ese cobro en el comprobante. Cobrarte más de lo que fija RENIEC por ese servicio es una infracción disciplinaria grave (art. 149-B, literal c).

Pregunta el precio antes y compara. Pide siempre comprobante.

Ante una entidad pública, muchas veces no necesitas notario

Aquí está el ahorro que casi nadie aprovecha:

• Firma legalizada. El Decreto Legislativo 1246 prohíbe a las entidades de la Administración Pública exigir «legalización notarial de firmas, salvo que se exija por ley expresa» (art. 5.1.d). La misma norma prohíbe pedir copia del DNI; eso está en ¿pueden exigirte copia del DNI?.
• Copias legalizadas. El TUO de la Ley 27444 obliga a las entidades a recibir copias simples, con tu declaración jurada sobre su autenticidad, en lugar de originales o de copias legalizadas notarialmente (art. 49.1.1). Esto se aplica «aun cuando una norma expresa disponga la presentación de documentos originales» (art. 49.3).
• El fedatario. Si la entidad pide autenticar un documento, cada entidad tiene fedatarios que lo hacen gratis: comparan el original con tu copia y la autentican. A tu pedido, también pueden certificar tu firma para el trámite concreto que lo necesite (art. 138). Esa autenticación sirve para los procedimientos de esa entidad, no para usarla en otra parte.

Estas reglas son para la Administración Pública. No alcanzan a un banco, una empresa o un particular. Si una entidad pública te niega el trámite por no llevar sello notarial, mira qué hacer si te niegan un trámite.

Si eres extranjero

Ante el notario, la ley le pide exigir el DNI y, para extranjeros, los documentos de identidad o de viaje previstos para identificar extranjeros en el Perú, además de la calidad migratoria vigente (art. 16.d, según el texto modificado por el D.L. 1350). Para escrituras públicas, el artículo 55.c agrega que el notario exige tu documento oficial de identidad y consulta la base de datos de Migraciones sobre carnés de extranjería, pasaportes y control migratorio. En la práctica: lleva tu carné de extranjería o tu pasaporte y ten tu situación migratoria al día.

Ante una entidad pública, el TUO de la Ley 27444 dice que a un extranjero solo se le exigirá carné de extranjería o pasaporte, según corresponda (art. 48.1.5).

Si el documento notarial se va a usar fuera del Perú, tiene que pasar por la apostilla de la Cancillería, con sus pasos previos: lo explicamos en cómo apostillar un documento.

Si algo sale mal con el notario

La disciplina de los notarios la ejercen el Tribunal de Honor de cada colegio de notarios y el Consejo del Notariado, que es parte del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (art. 147). Contra lo que resuelva el Tribunal de Honor solo cabe apelación, y la resuelve el Consejo del Notariado.