¿El colegio puede retener la libreta de notas de mi hijo por deuda de pensiones?

Lo que el colegio no puede condicionar al pago

El artículo 16.1 de la Ley 26549 nombra cuatro cosas, una por una:

“La institución educativa privada está prohibida de condicionar la atención de reclamos, la entrega de libreta de notas, la asistencia o evaluación del estudiante al pago de la pensión o cualquier otro pago.”

Y la prohibición no se limita a la pensión mensual. El texto dice “al pago de la pensión o cualquier otro pago”: cuota de ingreso, cuota de matrícula, materiales, mora, lo que sea.

Esto vale aunque la deuda exista y aunque sea grande. La deuda es real y el colegio puede cobrarla —por las vías que cobra cualquier acreedor—, pero no usando al alumno como garantía.

Lo único que sí puede retener

La misma norma abre una sola puerta, y la abre estrecha:

“La institución educativa privada únicamente puede retener los certificados de estudios correspondientes a los grados de estudios no pagados, siempre que hubiera informado de ello a los usuarios del servicio en el plazo establecido en el artículo 14 de la presente Ley.”

Tres límites salen de esa frase:

1. Solo certificados de estudios. No la libreta de notas, que es otro documento.
2. Solo los de los grados no pagados. Los de años que sí pagaste no se tocan.
3. Solo si te avisó antes. La información del artículo 14 va por escrito y antes de la matrícula. Sin ese aviso, retener certificados también es ilegal.

Libreta de notas y certificado de estudios no son lo mismo

Es la confusión que más se usa en la ventanilla, y a veces de buena fe. Son dos documentos distintos con dos reglas opuestas.

Si en el colegio te dicen “es que usted debe y por eso no le damos el documento”, la primera pregunta es cuál documento. Si es la libreta, no hay discusión posible: la ley la nombra.

Tampoco sirve el rodeo de mostrarte las notas en pantalla, dictártelas por teléfono o entregarte una libreta sin llenar. Lo que la ley protege es la entrega del documento.

“Eso cambió con la ley nueva” — no cambió

En marzo de 2026 se publicó la Ley 32562, que reescribió buena parte de la Ley 26549: los artículos 2, 3, 4, 14, 17 y 18, y añadió un artículo 1-A. Desde entonces es frecuente escuchar en los colegios que “la norma cambió”.

En este punto no cambió. La Ley 32562 derogó el Decreto de Urgencia 002-2020, que es de donde viene la redacción actual del artículo 16, pero lo hizo dejando fuera precisamente ese artículo:

“Se deroga el Decreto de Urgencia 002-2020 […] con excepción del artículo 16 y de la primera disposición complementaria transitoria, los cuales mantienen su vigencia y todos sus efectos.”

Es decir: el legislador de 2026 miró el artículo 16 y decidió conservarlo entero. La regla de la libreta, el examen y la asistencia está hoy tan vigente como antes.

Dos precisiones que evitan citar mal esta regla:

• La redacción que manda hoy viene del Decreto de Urgencia 002-2020, no de la Ley 27665. La versión de 2002 no mencionaba la libreta de notas ni la asistencia; esas dos palabras se añadieron en 2020. Quien cite la ley de 2002 está citando un texto que no dice lo que necesitas.
• La página de Minedu que aloja la Ley 26549 sirve el texto de 1995 sin notas de modificación. No es la versión vigente de los artículos 14, 16, 17 ni 18.

Cuánto pueden cobrarte, y qué te deben decir antes

El artículo 14, en su versión actual, pone dos topes que se leen en una línea:

“La cuota de matrícula no puede exceder el importe de una pensión mensual.”

“Las pensiones son una por cada mes de estudios del respectivo año lectivo o periodo promocional.”

Una matrícula que cuesta dos o tres pensiones no se ajusta a la ley. Trece pensiones en un año lectivo de diez meses, tampoco.

El mismo artículo 14 exige que toda la información de precios se entregue “de manera veraz, suficiente, apropiada y por escrito, al menos treinta días calendario antes del inicio del proceso de matrícula”. Esa información incluye el histórico de cinco años de pensión, cuota de matrícula y cuota de ingreso —para que puedas ver si el aumento de este año es atípico— y si el colegio va a retener certificados por falta de pago, con remisión expresa al párrafo 16.1.

De ahí sale una consecuencia práctica: guarda ese documento. Es la prueba de qué te prometieron cobrar, y es lo que decide si el colegio podía o no retener certificados.

Otros cobros que el artículo 16 prohíbe

• Cuotas “voluntarias” como requisito. El artículo 16.2 prohíbe condicionar la inscripción, la matrícula o la permanencia al pago de “contribuciones denominadas voluntarias”. Si es requisito, no es voluntaria.
• Cobros por discapacidad. El mismo 16.2 prohíbe condicionar matrícula o permanencia al pago de montos por adaptabilidad, accesibilidad o adecuación para estudiantes con necesidades educativas especiales asociadas a discapacidad.
• Pensiones adelantadas. El 16.2 prohíbe exigir el pago de una o más pensiones mensuales adelantadas, salvo que sustituyan a la cuota de ingreso o a la cuota de matrícula, y eso a elección de la familia, no del colegio.
• Conceptos inventados. El 16.2 también impide exigir “sumas o recargos por conceptos diferentes a los establecidos en esta Ley”.
• Comprar en la tienda que indica el colegio. El 16.3: no puede exigir la compra de uniformes, materiales o útiles “en establecimientos señalados con exclusividad por parte de ésta”.
• Todos los útiles el primer día. El 16.4 lo prohíbe y ordena que la entrega sea progresiva, según las necesidades de uso de los estudiantes.

Lo que la ley no resuelve: la matrícula del año siguiente

Aquí hay que ser exacto, porque es donde más se promete de más.

El artículo 16.1 protege al alumno durante el año en curso: notas, exámenes, asistencia, reclamos. El artículo 16.2 prohíbe condicionar la matrícula o la permanencia a contribuciones “voluntarias” y a cobros por discapacidad.

Lo que el texto del artículo 16 no dice con esas palabras es que el colegio esté obligado a matricular el año siguiente a una familia que adeuda pensiones ordinarias. Esa pregunta no se resuelve leyendo el artículo 16, y no vamos a afirmar aquí que la ley obliga a rematricular.

Lo que sí puedes sostener con el texto en la mano:

• Que el año en curso se termina: notas, exámenes y clases no se condicionan al pago.
• Que la libreta se entrega igual.
• Que si te niegan la matrícula por una cuota “voluntaria”, eso sí está prohibido.
• Que si el colegio no te entregó la información escrita del artículo 14 en plazo, tampoco puede retener certificados para bloquear tu traslado a otro colegio.

Cómo no pueden cobrarte

El colegio es un proveedor y tú un consumidor, así que las reglas de cobranza del Código de Protección y Defensa del Consumidor se le aplican. El artículo 61 prohíbe los métodos de cobranza “que afecten la reputación del consumidor, que atenten contra la privacidad de su hogar, que afecten sus actividades laborales o su imagen ante terceros”.

El artículo 62 lo concreta. Entre lo prohibido:

• Enviar documentos que aparenten ser notificaciones o escritos judiciales.
• Visitar o llamar entre las 20.00 y las 07.00 horas, o sábados, domingos y feriados.
• Colocar o exhibir carteles a la vista del público requiriendo el pago.
• Enviar comunicaciones o llamar a terceros ajenos a la obligación informando de la morosidad.
• Mandar estados de cuenta o notificaciones de cobranza al domicilio de un tercero ajeno a la relación.

Una lista de deudores en el panel de la entrada, un mensaje al grupo de padres del salón o una llamada a tu centro de trabajo caen de lleno en el artículo 62. Eso se reclama ante Indecopi, y es un hecho distinto de la retención de la libreta: puedes llevar los dos.

Las multas, y por qué el rango no basta

La Ley 32562 subió las sanciones de la Ley 26549. Los rangos vigentes son los de la tabla de esta página: leves de 0,5 a 2 UIT, graves de 2 a 20 UIT, muy graves de 20 a 80 UIT con suspensión o clausura, y de 50 a 100 UIT para quien opera un colegio sin autorización.

Lo que la ley no dice es en qué banda cae cada conducta. Esa clasificación estaba en la tabla de infracciones del DS 005-2021-MINEDU, y la propia Ley 32562 dejó ese reglamento sin efecto. Al cierre de esta revisión el reglamento nuevo seguía en proyecto. Por eso damos los rangos y no la etiqueta: cualquiera que te diga hoy “retener la libreta es infracción grave, son X UIT” está poniendo un número que la norma vigente no pone.

Para ti eso cambia poco. Lo que decide tu caso no es la banda: es que el artículo 16.1 nombre la libreta.